SINTEF
"Etter en ukes bruk av Documentum eRoom var det opprettet over 35 prosjektrom og 200 brukere hadde logget
seg på, og det uten opplæring for brukerne".
SINTEFs bruk av eRoom som samhandlingsløsning
SINTEF er skandinavias største uavhengige forskerorganisasjon med 1700 ansatte og er en tungvekter i Norge på teknologisk kunnskap. SINTEF hadde en omsetning i 2001 på 1,7 milliarder kroner. Internasjonale oppdrag utgjorde 13 prosent av omsetningen. SINTEF-gruppen utfører forsknings- og utviklingsoppdrag for næringsliv og forvaltning. Produktene består av kunnskap og tilknyttede tjenester, basert på forskning innenfor teknologi, naturvitenskap, medisin og samfunnsfag. SINTEF selger forskningsbasert kunnskap og tilknyttede tjenester til norske og internasjonale kunder.
SINTEF er skandinavias største uavhengige forskerorganisasjon med 1700 ansatte og er en tungvekter i Norge på teknologisk kunnskap. SINTEF hadde en omsetning i 2001 på 1,7 milliarder kroner. Internasjonale oppdrag utgjorde 13 prosent av omsetningen. SINTEF-gruppen utfører forsknings- og utviklingsoppdrag for næringsliv og forvaltning. Produktene består av kunnskap og tilknyttede tjenester, basert på forskning innenfor teknologi, naturvitenskap, medisin og samfunnsfag. SINTEF selger forskningsbasert kunnskap og tilknyttede tjenester til norske og internasjonale kunder.
Utfordringen
Prosjektleveransene i SINTEF forutsetter at det er mulig å få til elektronisk samarbeid og informasjonsflyt med kunder, partnere og leverandører på en sikker måte. Det var et mål at en løsning for prosjektsamarbeid kunne bidra til å redusere kostnader i forbindelse med møte- og reisevirksomhet, da kombinert med investeringer som allerede var gjort i videokonferanseutstyr. Utfordringen var å etablere sikre og brukervennlige løsninger som ikke stilte krav til omfattende brukeropplæring.
Løsningen
SINTEF ønsket å etablere en samhandlingsløsning med et felles prosjektarkiv for alle prosjektdeltakere, som kunne lagre alle typer prosjektinformasjon, også e-post og resultater fra diskusjonsforum. Løsningen måtte ha et enkelt brukergrensesnitt som var lett å ta i bruk både for våre ansatte og for kunder og partnere. Løsningen skulle støtte etableringen av virtuelle team på tvers av egen organisasjon og mot partnere for å forbedre SINTEF's leveringsevne i store prosjekter. Løsningen måtte ha god sikkerhet med kryptert overføring av passord og all prosjektinformasjon (i motsetning til epost). Etter å ha testet ut en del løsninger i markedet valgte SINTEF eRoom som samhandlings løsning.
Implementeringen
eRoom ble tatt i bruk uten noen form for opplæring for raskt å kunne tilby en sikker plattform for prosjektsamarbeid. eRoom brukes nå i alle deler av SINTEF gruppen (8 institutter og 5 aksjeselskaper).
eRoom benyttes både til eksterne og interne prosjekter, og benyttes allerede til å bygge store leveranseteam med eksterne partnere og universitet mot en rekke kunder. Første uken etter at eRoom var tilgjengelig for SINTEF gruppens ansatte, ble i alt 35 prosjektrom opprettet og 200 antall brukere logget seg på uten annen opplæring enn informasjon og brukerveiledninger som lå i systemet. Etter tre ukers bruk var over 80 prosjektrom opprettet og over 500 brukere hadde logget seg på.
Hva har SINTEF oppnådd
SINTEF har fått en sikker plattform for elektronisk samarbeid med kunder, partnere og leverandører.
Det er enklere å samarbeide på tvers av SINTEFs institutter og aksjeselskap og med andre organisasjoner i prosjekter. Det er relativt enkelt å bygge en virtuell prosjektorganisasjon, ikke så stort behov for samlokalisering av prosjektet. Prosjektet kan raskere komme til felles beslutninger gjennom diskusjoner som dokumenteres i prosjektrommet. Prosjektet har et felles dokumentarkiv med versjonskontroll og tilgangsstyring som prosjektleder kontrollerer. All informasjon, e-post og viktige avgjørelser som angår prosjektet dokumenteres ett sted. Det er enklere å få tilgang til prosjektinformasjon når en ikke er på kontoret eller vil arbeide offline.
eRoom er blitt godt mottatt i SINTEF, og de fleste brukere er godt fornøyd, spesielt med tanke på at eRoom er et standard system som i liten grad er spesialtilpasset til SINTEFs bruk. Spesielt er den lave brukerterskelen for å komme i gang et viktig element i den raske implementeringen. Flere prosjekter rapporterer tilbake at prosjektprosessene forbedres gjennom bruken av prosessoppfølging i eRoom. SINTEF har samarbeidet med leverandøren for å lage "template" rom som vil forenkle bruken av systemet ytterligere og bidra til at "best practises" tas i bruk i hele SINTEF gruppen.
SINTEF har fått en sikker plattform for elektronisk samarbeid med kunder, partnere og leverandører.
Det er enklere å samarbeide på tvers av SINTEFs institutter og aksjeselskap og med andre organisasjoner i prosjekter. Det er relativt enkelt å bygge en virtuell prosjektorganisasjon, ikke så stort behov for samlokalisering av prosjektet. Prosjektet kan raskere komme til felles beslutninger gjennom diskusjoner som dokumenteres i prosjektrommet. Prosjektet har et felles dokumentarkiv med versjonskontroll og tilgangsstyring som prosjektleder kontrollerer. All informasjon, e-post og viktige avgjørelser som angår prosjektet dokumenteres ett sted. Det er enklere å få tilgang til prosjektinformasjon når en ikke er på kontoret eller vil arbeide offline.
eRoom er blitt godt mottatt i SINTEF, og de fleste brukere er godt fornøyd, spesielt med tanke på at eRoom er et standard system som i liten grad er spesialtilpasset til SINTEFs bruk. Spesielt er den lave brukerterskelen for å komme i gang et viktig element i den raske implementeringen. Flere prosjekter rapporterer tilbake at prosjektprosessene forbedres gjennom bruken av prosessoppfølging i eRoom. SINTEF har samarbeidet med leverandøren for å lage "template" rom som vil forenkle bruken av systemet ytterligere og bidra til at "best practises" tas i bruk i hele SINTEF gruppen.
Hva har SINTEF spart på å innføre eRoom?
Det vi kan konkludere med er at en del driftskostnader for enkeltstående prosjekthotell løsninger er falt bort. "Nærmere tredve servere er fjernet da eRoom som løsning har gjort dem overflødige", sier Astri Vik, IKT-Manager i SINTEF. Det viktigste er imidlertid de nye mulighetene vi har fått til å forbedre prosjektprosesser, sette sammen virtuelle team og innføre "best practises" i hele organisasjonen. I tillegg ser vi muligheter for å endre en del administrative prosesser på tvers av SINTEF gruppen gjennom bruk av eRoom.
