Lyse

Om Lyse

Lyse er et norsk industrikonsern innen energi og telekommunikasjon. Selskapet selger og produserer energi- og telekommunikasjonsprodukter. I tillegg kommer bygging, drift og vedlikehold av infrastruktur knyttet til forretningsområdene. Lyse ble stiftet i 1998 og er eid av 16 kommuner i Rogaland. I dag har konsernet nærmere 900 ansatte og omsatte i 2009 for  nær 5,1 milliarder kroner.

Jonny Pedersen er innleid prosjektleder og prosjekteringsleder og har ansvaret for  flere av prosjektene innenfor fornybar energi i Lyse. To av disse prosjektene han har ansvaret for er Lysebotn Kraftverk og Jøssang Kraftverk. Typiske størrelser på prosjektene i denne kategorien er 0,5-1,5 mrd. kroner og har en varighet på 3-4 år. Lyse har brukt JOINT ProsjektHotell som deres felles samhandlingsplattform de siste 5 årene og har ca 150 brukere totalt. Lyse har tatt i bruk JOINT ProsjektHotell sine databaseløsninger , og har utviklet disse videre slik at de utgjør en komplett prosjektløsning for Lyse sin prosjekter. Andre aktører som har benyttet seg av samme oppsett som Lyse er blant annet Norconsult, Statkraft, Fjellkraft og Sway Turbine.

Utfordringene

Før Lyse tok i bruk JOINT ProsjektHotell, ble e-post, regnerark, møtereferat, SAP og ulike systemer benyttet. Det var en stor utfordring at informasjonen, kommunikasjonen og prosjektstyringen var spredt på mange ulike systemer. Selv om Lyse hadde god struktur og styring på prosjektene var bruken av alle disse systemene lite effektivt.

Bruk av JOINT ProsjektHotell

I dag benytter alle prosjektene JOINT ProsjektHotell som en felles samhandlingsplattform. Alle entreprenører, leverandører, underleverandører, konsulenter og interne prosjektdeltakere bruker løsningen. Prosjektdeltakerne er spredd over hele Europa. I alle kontraktene som inngås, er det medtatt krav om at JOINT ProsjektHotell skal benyttes for all kommunikasjon og informasjonsutveksling i prosjektet. Det er lett å legge til nye prosjektmedlemmer i systemet, og rettighetskontrollen styrer Lyse på en effektiv måte ved bruk av grupper med ulike rettigheter og innsyn.

Lyse har sammen med JOINT tatt i bruk og videreutviklet funksjonalitet som håndterer blant annet følgende oppgaver i prosjektene:

• Oppfølging av aksjoner og grensesnitt
• Dokumentstyring og godkjenningsprosesser
• Rapporter for uønskede hendelser (HMS)
• Sikker jobb analyser (SJA)
• Håndtering av faktura
• Håndtering av endringer
• Oppfølging av fysiske mangler
• Håndtering av kommunikasjon i kontraktene

Oppfølging av aksjoner og grensesnitt

Lyse utarbeider ikke tradisjonelle møtereferat fra møter i prosjektene. I stedet legges alle aksjoner og grensesnitt som skal avklares inn i en felles database for hele prosjektet. Denne basen er strukturert slik at informasjonen i denne blant annet kan sorteres på type møte, kontrakt, ansvarlig, anleggsdel, tidsfrist og om aksjonen/grensesnittet er avsluttet eller ikke.

Denne databasen erstatter da alle møtereferat og tradisjonell e-post i prosjektet, og det er et generellt forbud i prosjektet om å håndtere tekniske avklaringer og grensesnitt på e-post. Komersielle avklaringer holdes utenom denne databasen pga alle aktørene som har innsyn i den.

Bruken av denne databasen har gitt en svært god oversikt, god struktur og effektiv håndtering av aksjoner og grensesnitt i prosjektet. I forbindelse med aksjoner og grensesnitt som skal avklares, finner de som har bruk for informasjon, all informasjonen på ett sted. I tillegg kan man sortere på ansvarlig, enkelt finne ut hvilke saker de ulike prosjektmedarbeiderne har ansvar for og tidsfristen for disse.

Hvis tidsfristen ikke blir overholdt, får de som har ansvaret for oppgaven, automatisk varsel på e-post om hvilke aksjoner som ikke er løst innen fristen. Dette medfører et stort fokus på hvilke saker som skal klareres og når, og har en langt mer effektiv klarering av saken enn bruk av tradisjonelle møtereferat. Man har da oppnådd å ha færre møter og kortere møter da aksjonene i langt større grad har blitt løst uavhengig av møtene når dette er mulig.

Når prosjektdeltakerne trenger informasjon, har en sak som må løses eller trenger informasjon, legger hver enkelt prosjektdeltaker saken inn i databasen og varsler eventuelt per e-post med link til saken på JOINT ProsjektHotell til den som er ansvarlig.

Håndtering av kontrakter

For hver kontrakt som inngås, etablerer Lyse seperate områder på JOINT ProsjektHotell hvor kun Lyse og kontraktspartneren har tilgang. På dette området legges kontrakten inn, og det er da i tillegg databaser og prosjektstyring for å håndtere endringer, faktura og kommersiell korrespondanse i kontraktene. Dette området dekker da all korrespondanse og informasjonsutvekslingen som er nødvendig for hver enkelt kontrakt.

Dokumentsstyring

I alle prosjekter er det viktig å ha gode systemer for styring av dokumentproduksjon og godkjenning, samt systemer som gir god oversikt over dokumentene i prosjektet og sikrer alle prosjektdeltakerne tilgang til siste revisjon av alle dokumentene.

Lyse har sammen med JOINT tilpasset ProsjektHotellet slik at dokumenthåndteringssystemet er tilpasset leveransekontrakter, samt måten Lyse kjører sine prosjekter på.

Ved oppstarten av hver kontrakt, importerer Lyse dokumentlistene for hver kontrakt inn i seperate databaser på JOINT ProsjektHotell. Alle i prosjektet kan da effektivt følge status for alle dokumenter fra de blir planlagt til sluttdokumentasjon for anlegget er ferdig. Det er enkelt å få oversikt over hvilke dokumenter som er hos leverandør eller konsulent for utarbeidelse, oppretting eller revisjon, hvilke dokumenter som sendt til Lyse for kommentar og godkjenning, og hvilke dokumenter som er godkjent. De ulike prosjektdeltakerne har roller som gir rettigheter til å sende dokumenter for godkjenning, returnere dokumenter eller godkjenne disse.

Oppfølging av utstyrsleveranser

I prosjekter med utstyrsleveranser er det viktig å ha oversikt over alle utstyrsleveransene fra produksjon i fabrikk starter til anlegget er ferdig og overtatt av Lyse.

Lyse har tatt i bruk effektive styrings- og oppfølgingssystemer som benyttes i planlegging av alle aktiviteter for å følge opp kvaliteten på leveransene, samt gir oversikt over status for hver enkelt anleggsdel og alle utestående mangler.

Både leverandørene og alle prosjektdeltakerne fra Lyse har da til enhver tid god oversikt over status for hver enkelt anleggsdel og hvilke utestående mangler som gjenstår. For å få en effektiv prosjektgjennomføring og unngå forsinkelser i prosjektene er det svært viktig at alle mangler og avvik bli avdekket så tidlig ssom mulig og blir rettet opp og klarert på en effektiv måte. Feil og mangler fra fabrikk må klareres før ustyret sendes til byggeplass, og feil og mangler som avdekkes etter montasje bør rettes opp før man starter testing av anlegget og setter det i drift.

Erfaring

Erfaringen med JOINT ProsjektHotell hos Lyse har vært svært god. I starten var det et begrenset antall prosjekter som brukte løsningen, da mange av de som kjørte prosjektene ønsket å kjøre prosjektene slik de alltid hadde gjort.

Etter hvert som prosjektmedarbeiderne både internt i Lyse  og hos de andre samarbeidspartnerne så hvor effektivt JOINT ProsjektHotell var og hvor god kontroll Lyse hadde på de prosjektene som brukte ProsjektHotell effektivt, har det blitt fler og fler prosjekter som har tatt løsningen i bruk.

JOINT har vært svært flinke til å hjelpe Lyse med å tilpasse JOINT ProsjektHotell slik at det blir tilpasset Lyse sine behov og sine metoder å gjennomføre prosjekter på. Det er noen av løsningene i JOINT ProsjektHotell som Lyse kunne tenkt seg annerledes, men Lyse ser at JOINT ProsjektHotell blir forbedret kontinuerlig sik at de arbeidsprossessene som fortsatt kan gjøres enklere, også blir forenklet når nye løsninger blir implementert i verktøyet.

Det som har vært helt avgjørende for Lyse sin suksess med JOINT ProsjektHotell, har vært at Lyse hadde en grundig gjennomgang av hvordan ProsjektHotellet skulle virke og hvordan prosjektdeltakerne skulle bruke løsningen før den ble tatt i bruk. Selv om det var arbeidsprossesser man i ettertid ser kunne vært tilrettelagt enda bedre, har Lyse vært restriktive med å innføre nye løsninger i prosjektene, men i stedet innført disse når man har startet opp prosjekter.